ความจำเป็นของการสื่อสารองค์กรและ 9 วิธีการ

2024/08/27

การสื่อสารองค์กรหมายถึงกระบวนการส่งข้อมูลเชิงกลยุทธ์และการสื่อสารโต้ตอบที่บริษัทใช้กับผู้มีส่วนได้เสียทั้งภายในและภายนอก เช่น ลูกค้า คู่ค้า ผู้ถือหุ้น นักลงทุน หรือพนักงาน

วัตถุประสงค์หลัก คือการเข้าใจว่าสังคมต้องการอะไรจากบริษัท และนำความต้องการนั้นไปสะท้อนในการบริหารจัดการ เพื่อสร้างฐานรากสำหรับการเติบโตอย่างยั่งยืนขององค์กรนั่นเอง

ช่องทางหลักในการสื่อสารองค์กรสามารถแบ่งออกได้เป็น 9 วิธีดังต่อไปนี้

บทความนี้จะอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับการสื่อสารองค์กร รวมถึงความจำเป็นและข้อควรระวังในการนำไปปฏิบัติ

วิธีการสื่อสารองค์กร 9 วิธี

การสื่อสารองค์กรมีหลายวิธีในการส่งข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกองค์กร9 วิธีหลักได้รวบรวมไว้ในรายการดังนี้

ด้วยการผสมผสานวิธีการเหล่านี้อย่างเหมาะสม บริษัทสามารถส่งข้อมูลไปยังพนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลากหลายได้อย่างมีประสิทธิภาพสร้างและรักษาแบรนด์ที่แข็งแกร่งพร้อมความสัมพันธ์ที่เชื่อถือได้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5 เหตุผลที่การสื่อสารองค์กรเป็นสิ่งจำเป็น

ในยุคที่สื่อมวลชนอย่างโทรทัศน์ วิทยุ และหนังสือพิมพ์เป็นสื่อหลัก ข้อมูลที่ผู้บริโภคได้รับมักเป็นข้อมูลทางเดียว และตัวเลือกของสินค้าและบริการก็มีจำกัด แต่ในยุคอินเทอร์เน็ตที่เข้ามาในปัจจุบัน โลกเต็มไปด้วยข้อมูลและสินค้า ทำให้ผู้บริโภคมีตัวเลือกมากมายขึ้น

ยุคที่สินค้าหรือบริการจะขายได้โดยไม่ต้องทำอะไรจึงได้สิ้นสุดลงแล้วและกลายเป็นยุคที่บริษัทต่างๆ ต้องมีความพยายามอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ผู้บริโภคที่มีตัวเลือกมากมายเลือกบริษัทของตนด้วยเหตุนี้การสื่อสารองค์กรจึงได้รับความสำคัญในฐานะส่วนหนึ่งของความพยายามทางการบริหาร

สำหรับเหตุผลสำคัญ 3 ประการที่ทำให้การสื่อสารองค์กรเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทสมัยใหม่ มีดังนี้

เหตุผลที่ 1 การสร้างความแตกต่างจากคู่แข่ง

ในยุคปัจจุบันที่ปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้นอย่างมากจากการพัฒนาอินเทอร์เน็ต และการที่ธุรกิจจำนวนมากสามารถเข้าสู่ตลาดได้ สภาพแวดล้อมทางธุรกิจจึงมีการแข่งขันสูง บริษัทต่างๆ จึงต้องทำมากกว่าการสื่อสารข้อมูลธรรมดาเพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขันโดยการถ่ายทอดเอกลักษณ์และค่านิยมของบริษัทอย่างชัดเจน เพื่อให้ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับรู้ว่าบริษัทนั้นเป็น "ตัวตนพิเศษ" ที่แตกต่างจากบริษัทอื่นสิ่งนี้จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ดังนั้น บริษัทจึงต้องมีไม่เพียงแค่คุณภาพของสินค้าและบริการเท่านั้น แต่ยังต้องพัฒนาภาพลักษณ์แบรนด์โดยรวมและความสามารถในการสื่อสารด้วย

เหตุผลที่ 2 การแพร่กระจายข้อมูลอย่างรวดเร็วผ่านดิจิทัล

ด้วยการแพร่หลายของอินเทอร์เน็ต โดยเฉพาะโซเชียลมีเดีย ข้อมูลสามารถกระจายได้ทันที และชื่อเสียงของบริษัทอาจเปลี่ยนแปลงอย่างมากในเวลาอันสั้น สิ่งนี้จึงไม่ใช่เรื่องแปลกอีกต่อไปบริษัทจึงจำเป็นต้องสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพแบบเรียลไทม์เพื่อส่งข้อมูลอย่างรวดเร็วและแม่นยำ จำเป็นต้องมีการสื่อสารองค์กรที่เข้มแข็ง

นอกจากนี้ โซเชียลมีเดียยังเป็นเครื่องมือสื่อสารองค์กรที่มีประสิทธิภาพในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและไว้วางใจกับลูกค้า

เหตุผลที่ 3 ความซับซ้อนของความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

บริษัทมีความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลากหลายกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า นักลงทุน ผู้ถือหุ้น ชุมชน หรือหน่วยงานรัฐบาล ซึ่งแต่ละกลุ่มมีความคาดหวังและความต้องการที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงต้องมีกลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อตอบสนองอย่างเหมาะสม

การสื่อสารองค์กรทำหน้าที่บริหารความสัมพันธ์เหล่านี้และส่งข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพผ่านสื่อที่ติดต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่มอย่างหลากหลายเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจและดีต่อกันได้

เหตุผลที่ 4 ความหลากหลายและการมีส่วนร่วมของพนักงาน

ในสถานที่ทำงานยุคใหม่ที่มีความหลากหลายมากขึ้น เป็นเรื่องปกติที่พนักงานซึ่งมีภูมิหลังและค่านิยมแตกต่างกันทำงานร่วมกัน ยิ่งบริษัทมีขนาดใหญ่ก็ยิ่งมีสถานที่ทำงานและตำแหน่งงานที่หลากหลาย เช่น สำนักงานใหญ่ สาขา หรือการทำงานระยะไกล การสื่อสารองค์กรจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการเพิ่มความผูกพันของพนักงานที่หลากหลาย และสร้างความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวเป็นเช่นนั้น

เหตุผลที่ 5 ความคาดหวังที่เพิ่มขึ้นต่อ CSR

ทั้งสังคมโดยรวมไม่ได้คาดหวังจากบริษัทเพียงแค่สินค้าและบริการเท่านั้นแต่ยังคาดหวังให้บริษัทรับผิดชอบต่อปัญหาสิ่งแวดล้อมและสังคมด้วยเมื่อบริษัทดำเนินกิจกรรมเพื่อสังคมหรือ CSR ต่อปัญหาเหล่านี้ การสื่อสารกิจกรรมนั้นอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเพื่อได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การสื่อสารองค์กรจึงช่วยในการเผยแพร่ CSR อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างความน่าเชื่อถือในสังคม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ CSR มีบทความแยกที่อธิบายอย่างละเอียดซึ่งมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการสื่อสารองค์กรจึงขอเชิญท่านอ่านควบคู่กับบทความนี้ด้วยครับ/ค่ะ

บทความที่เกี่ยวข้อง：ข้อดีและตัวอย่างการดำเนินงานของ “CSR” ซึ่งสร้างคุณค่าทางสังคมของธุรกิจ

ด้วยเหตุผลทั้ง 5 ข้อนี้ ความจำเป็นของการสื่อสารองค์กรสำหรับบริษัทยุคปัจจุบันจึงเพิ่มสูงขึ้นมาก แล้วการดำเนินการสื่อสารองค์กรนั้นมีวิธีใดบ้าง เราจะอธิบายในหัวข้อต่อไป

ตัวอย่างปฏิบัติการสื่อสารองค์กร 4 กรณี

ในที่นี้จะนำเสนอ 4 กรณีตัวอย่างของการสื่อสารองค์กรที่บริษัทได้นำไปใช้จริง

กรณีศึกษา 1 Panasonic: การเสริมสร้างการสื่อสาร BtoB

กลุ่มบริษัทพานาโซนิคได้เสริมสร้างการสื่อสารองค์กรในด้าน BtoB และทำให้ความสัมพันธ์กับพันธมิตรทางธุรกิจลึกซึ้งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งผ่านการจัดแสดงนิทรรศการ การประชุม และเว็บไซต์ พวกเขาสื่อสารศักยภาพทางเทคนิคและโซลูชันของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพ สร้างความเชื่อมั่นระหว่างบริษัท จึงสามารถรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันพร้อมกับขยายโอกาสทางธุรกิจ。

นอกจากนี้เผยแพร่จดหมายข่าวภายในที่เคยจัดทำเพื่อพนักงานกลุ่มบริษัทผ่านทางอินเทอร์เน็ตและได้ปรับปรุงใหม่ในรูปแบบที่ลูกค้าและพันธมิตรสามารถเข้าชมได้อย่างอิสระ ด้วยเหตุนี้จึงทำให้ผู้ที่สนใจอยากรู้จักกิจกรรมของบริษัทมากขึ้น ได้รับความเข้าใจอย่างลึกซึ้งและมีการสื่อสารอย่างกระตือรือร้นมากขึ้น

ข้อมูลอ้างอิง:กลุ่มบริษัทพานาโซนิคเปิดเผย “จดหมายข่าวภายในบริษัท” สู่สาธารณะผ่านทางอินเทอร์เน็ต ～ ตีพิมพ์นิตยสารกลุ่มสื่อสาร 'พลังแห่งความสุข' (บริษัทพานาโซนิค โฮลดิ้งส์ จำกัด)

กรณีศึกษา 2 Nissan: การฟื้นฟูความน่าเชื่อหลังเหตุการณ์โกน

นิสสันมอเตอร์ได้ดำเนินการสื่อสารภายในและภายนอกที่เน้นความโปร่งใสเพื่อสร้างความเชื่อมั่นของบริษัทอีกครั้ง หลังจากที่ประธานกรรมการคนก่อนอย่างคาร์ลอส โกน ถูกจับกุม ฝ่ายบริหารจึงจัดประชุมชี้แจงเป็นประจำแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเสริมสร้างการสื่อสารแบบเปิดในองค์กรและทุ่มเทเพื่อฟื้นฟูความไว้วางใจทั้งภายในและภายนอกองค์กร

ด้วยวิธีนี้การสื่อสารข้อมูลอย่างรวดเร็วและโปร่งใสโดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ยากลำบากจะช่วยนำไปสู่การฟื้นฟูความไว้วางใจทั้งภายในและภายนอกบริษัทอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะการสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับพนักงานจะช่วยเสริมสร้างความสามัคคีในองค์กรและสนับสนุนความพยายามในการฟื้นฟูบริษัท

ข้อมูลอ้างอิง:พนักงานนิสสันรู้สึกได้ถึง 'ความจริงใจและความกระตือรือร้น' ประธานบริษัทนิกิชิกาวะอธิบายเหตุการณ์แก่พนักงานทุกคน (ITmedia / 26 พฤศจิกายน 2018)

กรณีศึกษา 3 Apple: การสร้างแบรนด์ผ่านงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์

งานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของ Apple ที่จัดขึ้นเป็นประจำถือเป็นตัวอย่างความสำเร็จของการสื่อสารองค์กรผ่านกิจกรรม อีเวนต์ของบริษัทไม่ได้เป็นเพียงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่เท่านั้น แต่ยังเป็นเวทีสำคัญที่เน้นคุณค่าของแบรนด์ Appleเช่นนั้น

อีเวนต์ของ Apple นั้นรักษาภาพลักษณ์โลกที่สอดคล้องกันอย่างต่อเนื่องผ่านงานนำเสนอที่เรียบง่ายและสง่างาม พร้อมข้อความที่โดดเด่นทางสายตาด้วยกลยุทธ์นี้ พวกเขาจึงสามารถฝังภาพลักษณ์แบรนด์ที่เข้มแข็งในใจผู้บริโภคและประสบความสำเร็จในการขยายฐานแฟนคลับ

◆ งานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของ Apple

ที่มา:Nihon Keizai Shimbun

กรณีศึกษา 4 LEGO: การพัฒนาผลิตภัณฑ์ร่วมกับลูกค้า

ที่ LEGO แฟน ๆ สามารถสร้างผลงานด้วยไอเดียสร้างสรรค์ภายใต้คอนเซปต์ 'LEGO ที่อยากได้' และตัดสินใจผลิตจริงผ่านการลงคะแนนเสียงบริการที่ชื่อว่า “LEGO IDEAS (เลโก้อีเดียส)”เป็นบริการที่บริษัทได้ดำเนินการอยู่

บริษัทได้สร้างความสัมพันธ์เชิงลึกกับลูกค้าผ่านบริการนี้ที่เริ่มต้นในปี 2014สร้างความผูกพันอย่างลึกซึ้งกับลูกค้าและประสบความสำเร็จในการเพิ่มความจงรักภักดีต่อแบรนด์การให้ลูกค้ามีส่วนร่วมโดยตรงกับแบรนด์เป็นกลไกที่เพิ่มความภักดีของลูกค้าและสร้างความแตกต่างจากคู่แข่ง

ข้อมูลอ้างอิง:LEGO® Ideas (ร้านค้าออนไลน์ทางการ)

ด้วยเหตุนี้ การสื่อสารองค์กรที่มีประสิทธิภาพเป็นกลยุทธ์ที่สามารถเสริมสร้างแบรนด์ สร้างความสัมพันธ์เชิงลึกกับลูกค้า มีส่วนร่วมในสังคม หรือช่วยป้องกันความเสี่ยงในยามวิกฤต เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในหลาย ๆ ด้านนั่นเอง

อย่างไรก็ตาม ในการปฏิบัติต้องคำนึงถึงข้อควรระวังบางประการด้วย เราจะอธิบายเรื่องนี้ในหัวข้อถัดไป

3 ข้อควรระวังในการสื่อสารองค์กร

การสื่อสารองค์กรนั้นในบางกรณี อาจเกิดความเข้าใจผิดโดยไม่ได้ตั้งใจ การสูญเสียความไว้วางใจ และส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัทได้ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะปฏิบัติพร้อมคำนึงถึงข้อควรระวังดังต่อไปนี้

ในที่นี้ เราจะพูดถึงในด้านการสื่อสารองค์กรสามข้อควรระวังที่สำคัญเป็นพิเศษอย่างละเอียด

ข้อควรระวังที่ 1 รักษาความสม่ำเสมอ

ความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญมากในการสื่อสารองค์กร เพราะว่าถ้าข้อความที่ส่งไปทั้งภายในและภายนอกองค์กรขัดแย้งกัน จะทำให้เกิดความสับสนและส่งผลให้ความน่าเชื่อถือเสื่อมลงได้นั่นเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้ช่องทางหลายๆ ช่องทางในการส่งข้อมูล ควรรักษาความสอดคล้องของข้อความอย่างเข้มงวดควรใส่ใจเรื่องนี้อย่างยิ่ง

หากล่วงหน้าจัดทำแนวทางหรือคู่มือสำหรับการรวมข้อความให้เป็นหนึ่งเดียวก็จะช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการดำเนินการและการสื่อสารของบริษัทได้

ข้อควรระวังที่ 2 รับรองความรวดเร็วและความโปร่งใส

การปกปิดข้อมูลเกินควรหรือให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจทำลายความน่าเชื่อถือของบริษัทอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงวิกฤติหรือเมื่อเกิดปัญหา บริษัทจำเป็นต้องตอบสนองอย่างรวดเร็วและโปร่งใสดังนั้น การมุ่งมั่นที่จะให้ข้อมูลที่รวดเร็ว ถูกต้อง และมีความโปร่งใสให้มากที่สุดจึงเป็นสิ่งสำคัญ

โดยเฉพาะในยามฉุกเฉินหรือเมื่อมีข่าวร้ายการตอบโต้เบื้องต้นอย่างรวดเร็วและไม่ปิดบังข้อมูลจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจในระยะยาวได้

ข้อควรระวังที่ 3 เข้าใจผู้รับสาร

หากมองข้ามความต้องการและความสนใจของลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป้าหมาย ข้อความจะไม่เกิดประสิทธิภาพอย่างเต็มที่ ตัวอย่างเช่น การสื่อสารกับพนักงานและการสื่อสารกับนักลงทุนต้องใช้วิธีการที่แตกต่างกัน ดังนั้นควรกำหนดกลุ่มเป้าหมายอย่างชัดเจน และเลือกข้อความและช่องทางที่เหมาะสมกับแต่ละกลุ่มนับเป็นเรื่องสำคัญ

นอกจากนี้ ในกรณีของบริษัทระดับโลกการส่งข้อความเดียวกันไปยังผู้คนที่มีวัฒนธรรมและภาษาต่างกัน อาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดหรือความไม่พอใจได้เนื่องจากการสื่อสารที่ไม่คำนึงถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรมอาจเกิดผลเสีย จึงจำเป็นต้องพิจารณาภูมิหลังทางวัฒนธรรมอย่างรอบคอบและเลือกสไตล์และเนื้อหาการสื่อสารที่เหมาะสม

สรุป

สำหรับบริษัทในสังคมปัจจุบันที่ซับซ้อนขึ้นจากการเร่งความเร็วของการส่งข้อมูล การแข่งขันของบริษัทที่รุนแรงขึ้น และความหลากหลายของรูปแบบการทำงานการสื่อสารองค์กรถือเป็นหนึ่งในกลยุทธ์การบริหารจัดการที่สำคัญอย่างยิ่งและคาดว่าความสำคัญนี้จะยิ่งเพิ่มขึ้นในอนาคต

วิธีการและเป้าหมายของการสื่อสารองค์กรมีความหลากหลายและการปฏิบัติหรือการบริหารจัดการนั้นไม่ง่าย อย่างไรก็ตาม หากปฏิบัติอย่างมีความกระตือรือร้นโดยคำนึงถึงข้อควรระวังที่กล่าวในบทความนี้ จะสามารถสร้างมูลค่าแบรนด์ที่แข็งแกร่งและความสามารถในการแข่งขันได้

การสื่อสารไม่ใช่ทางเดียว แต่เป็นการสื่อสารสองทาง หากคุณไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรให้เริ่มจากการฟังเสียงของลูกค้า คู่ค้า หรือพนักงานลองเริ่มกันเลย

เริ่มต้นด้วยการขอข้อมูลเบื้องต้นง่าย ๆ

จะแนะนำเกี่ยวกับฟังก์ชันและขั้นตอนการนำเข้าของUniweb

ขอเอกสาร